Datenschutz im Homeoffice – Chancen und Herausforderungen

So schützen Arbeitgeber und Arbeitnehmer sensible Daten

Mit dem Voranschreiten der Technologie und der zunehmenden Digitalisierung hat sich auch die Arbeit im Homeoffice etabliert. Gerade in Zeiten der Corona-Krise erwies sich Homeoffice als eine bedeutende Chance für Arbeitgeber und Arbeitnehmer, um lange Fahrtwege zu sparen und eine verbesserte Work-Life-Balance zu erreichen. Allerdings bringt die  Arbeit von zu Hause aus auch neue Herausforderungen mit sich, insbesondere wenn es um Datenschutz im Homeoffice und den Schutz von Betriebsgeheimnissen geht.

Für Arbeitgeber ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass ausschließlich der oder die Arbeitnehmer Zugang zu den im Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit anfallenden personenbezogenen Daten haben. Familienangehörige, Mitbewohner oder andere Personen dürfen keinesfalls Zugriff auf diese Daten erhalten. Ein Datenschutzverstoß kann für den Arbeitgeber erhebliche rechtliche, finanzielle und reputationsschädigende Konsequenzen haben, daher ist es wichtig, Datenschutz im Homeoffice nicht zu vernachlässigen.

Das A und O, um Datenschutz im Homeoffice zu gewährleisten, ist die Bereitstellung geeigneter technischer Geräte. Diese sollten vom Arbeitgeber so eingerichtet werden, dass ein Höchstmaß an technischen Maßnahmen getroffen wird, um die Datensicherheit und rechtliche Anforderungen zu gewährleisten. Dazu gehören unter anderem sichere Übertragungswege und aktuelle Antivirensoftware. Auch für den Datenschutz im Homeoffice sollten die gleichen Standards gelten wie im Unternehmen selbst.

Darüber hinaus ist eine angemessene Schulung der Arbeitnehmer von großer Bedeutung. Arbeitgeber sollten ihre Mitarbeiter über die notwendigen Maßnahmen und Verhaltensweisen zum Datenschutz im Homeoffice aufklären. Hierzu können auch spezielle Mitarbeiterrichtlinien erstellt werden, die auf die besonderen Bedingungen der Telearbeit abgestimmt sind.

Passwortsicherheit und Zugangsbeschränkungen – Schutz vor unbefugtem Zugriff

Arbeitnehmer sollten ihrerseits darauf achten, den Zugriff zu ihren Arbeitsgeräten und betrieblichen Unterlagen zu schützen. Generell sollten sie ihren Arbeitsplatz so einrichten, dass etwaige Mitbewohner, Familienmitglieder und andere Personen keinen Einblick in die Arbeitsmaterialien und Dokumente erhalten. Zusätzlich sollten stets sichere und starke Passwörter verwendet werden.

Eine betriebliche Richtlinie oder arbeitsvertragliche Zusatzvereinbarung kann dazu dienen, die Rechte und Pflichten für Datenschutz im Homeoffice und Betriebsgeheimnisse klar zu regeln. Diese Vereinbarung könnte folgende Punkte umfassen:

1. Die ausschließliche Nutzung der vom Arbeitgeber bereitgestellten Geräte für die Arbeit im Homeoffice. Private Laptops oder Handys dürfen nicht für betriebliche Tätigkeiten verwendet werden.
2. Die Untersagung der privaten Nutzung von Dienstgeräten sowie des Anschlusses von privater Hardware, um die Gefahr von Sicherheitslücken zu minimieren.
3. Die Einrichtung eines sicheren Remote-Zugangs auf die Firmeninfrastruktur (bspw. VPN).
4. Die Nutzung einer sicheren Internetverbindung mit einem sicheren Passwort.
5. Den Arbeitsplatz nie unbeaufsichtigt oder frei einsehbar zu lassen, insbesondere wenn andere Personen im Haushalt leben. Hier könnten zusätzlich abschließbare Rollcontainer oder Blickschutz für den Bildschirm verwendet werden.
6. Die Festlegung klarer Regeln zur Passwortsicherheit, beispielsweise die Verwendung sicherer Passwörter und das Aktivieren von Bildschirmsperren.
7. Die Regelung der sicheren Verarbeitung von personenbezogenen Daten und/oder Betriebsgeheimnissen im Homeoffice, einschließlich der sicheren Aufbewahrung und Entsorgung von Ausdrucken oder Unterlagen.
8. Die regelmäßige Datensicherung und Durchführung von System-Updates.
9. Die Beschränkung bzw. Zuteilung von Zugangsrechten durch den Arbeitgeber.
10. Die Verschlüsselung der bereitgestellten Geräte und Speichermedien.

Datenschutz im Homeoffice ist eine gemeinsame Aufgabe von Arbeitgebern und Arbeitnehmern. Durch die richtige Vorbereitung, angemessene Sensibilisierungsmaßnahmen und klare Vereinbarungen kann auch Datenschutz im Homeoffice optimiert werden.

Die 180° Datenschutz unterstützt Unternehmen bei der Umsetzung der Datenschutzanforderungen gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Interesse an IT-Sicherheit und Objektschutz? Auch für diese Bereiche der Unternehmenssicherheit sind wir der richtige Ansprechpartner.