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Datenschutz-Bestandsaufnahme

Ihr Status-Quo im Datenschutz

Bestandsaufnahme direkt vor Ort

Unter der Leitung eines TÜV-zertifizierten Datenschutzbeauftragten nehmen wir Ihren Datenschutz unter die Lupe. Unsere Bestandsaufnahme zielt dazu ab den IST-Zustand Ihrer Datenverarbeitung zu erfassen, um letztlich Ihren Datenschutz anhand unserer Empfehlungen optimieren zu können. Sie erhalten einen umfangreichen Tätigkeitsbericht, der den Status-Quo genau dokumentiert, Nonkonformitäten aufdeckt und Risiken identifiziert. Unser Vorgehen bei der Bestandsaufnahme erfolgt auf Basis jahrelangen Erfahrungen und erfolgt in enger Abstimmung mit Ihnen. Sind Sie bereit Ihren Datenschutz zu optimieren?

Ablauf Datenschutzaudit
Externer Datenschutzbeauftrager

Persönlich und Konkret - Unsere Datenschutz-Bestandsaufnahme

Für unsere Bestandsaufnahme kommen wir persönlich zu einem produktiven und kompakten Meeting zu direkt zu Ihnen, denn wir sind überzeugt davon, dass nur so alle spezifischen Eigenschaften, Aktivitäten und Prozesse Ihrer Datenverarbeitung erfasst werden können. Während des Termins analysieren und bewerten wir das Datenschutzvorgehen generell in Ihrem Unternehmen, aber auch in den verschiedenen Fachabteilungen. Dabei beziehen wir existierende Strukturen und Prozesse genauso ein wie potenzielle Gefährdungen im Umgang mit personenbezogenen Daten. Das Ergebnis unserer Bestandsaufnahme ist ein umfassender Tätigkeitsbericht, auf dessen Grundlage wir an die konkrete Umsetzung gehen. So wird Datenschutz einfach, angenehm und sicher.

Vorgehen beim Datenschutz-Audit

  • Gradzeichen
    Prozessbetrachtung und Prozessanalyse im Hinblick auf Wechselwirkungen
  • Gradzeichen
    Gewährleistungscheck einer rechtlich zulässigen Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten
  • Gradzeichen
    Kontrolle der Erlaubnistatbestände bei Datenübertragung ins Ausland
  • Gradzeichen
    Website-Check inkl. Impressum und Datenschutzerklärung
  • Gradzeichen
    Überprüfung der Strukturen auf Datensparsamkeit
  • Gradzeichen
    Testen der Nachvollziehbarkeit von Löschkonzepten und der Bearbeitung von Betroffenenrechten
  • Gradzeichen
    Check aller Dokumente, wie AV-Verträge oder Verarbeitungsverzeichnisse
  • Gradzeichen
    Überprüfung der TOMs und aller Schutzmaßnahmen hinsichtlich Angemessenheit
  • Gradzeichen
    Regelung der Verantwortlichkeiten im Bereich Datenschutz
  • Gradzeichen
    Einbeziehung aller datenverarbeitenden Prozesse sämtlicher Fachbereiche
  • Gradzeichen
    Implementierung eines Datenschutzmanagements
  • Gradzeichen
    Ableiten von Handlungsempfehlungen
Folgepfeil 1

Erstgespräch

Folgepfeil 2

Bestandsaufnahme

Folgepfeil 3

Empfehlungen

Folgepfeil 4

Optimierung

Lassen Sie uns Ihre Datenverarbeitung sicher machen!

Sie suchen eine externen Datenschutzbeauftragten, der die Datenverarbeitung in Ihrem Unternehmen begleitet?
Rufen Sie gerne an und wir zeigen Ihnen, wie wir Ihren Datenschutz rechtssicher machen können.

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Diese Bereiche nehmen wir bei unserer Bestandsaufnahme in den Fokus

Allgemeine Unternehmensinformationen

Personaldatenschutz

Warenwirtschaft und CRM

Internetnutzung und E-Mailnutzung

Auftragsdatenverarbeitung

Datenschutzrechtliche Spezialthemen

IT-Infrastruktur

Meldeprozesse

Löschkonzepte

Einwilligungen und Betroffenenrechte

TOMs und andere Schutzmaßnahmen

Risikopotenziale

Dokumentation

Der Tätigkeitsbericht als Basis für die Datenschutz-Optimierung

Das Ergebnis Ihrer Datenschutz-Bestandsaufnahme lässt sich sehen. Sämtliche Informationen, Vorgänge und Prozesse lassen wir in einen umfassenden Tätigkeitsbereich einfließen. Dieser stellt eine ausführliche Dokumentation Ihrer Datenverarbeitung dar. Der Bericht zeigt außerdem welche Schutzmaßnahmen bereits ergriffen wurden und stellt zusätzlich weiter Schritte heraus, die für eine vollständige Konformität im Rahmen der DSGVO notwendig sind. Unser Tätigkeitsbericht dient außerdem für die Aufsichtsbehörden als Nachweis für die Rechenschafts- und Dokumentationspflichten.

Unsere Handlungsempfehlungen für Ihre Datenschutzkonformität

Im Anschluss an die analytische Erfassung Ihrer Unternehmensprozesse und Datenschutzaktivitäten erstellt ihr persönlicher Datenschutzberater basierend auf den Ergebnissen des Tätigkeitsberichtes Handlungsempfehlungen. Diese dienen dazu eventuelle rechtliche Lücken in der Datenverarbeitung zu schließen, identifizierte Risiken zu minimieren und schlussendlich eine Konformität für Ihren Datenschutz zu erhalten. Sämtliche Empfehlungen entsprechen einer individuell auf Ihr Unternehmen abgestimmten Datenschutz-Strategie. Bei der Umsetzung zur Optimierung des Datenschutzes in Ihrem Unternehmen stehen wir Ihnen natürlich gerne mit Rat und Tat zur Seite.

180 Grad Datenschutz GmbH
Ablauf Bestandsaufnahme

Jährliches Audit - Regelmäßige und fortlaufende Überprüfung

Ein Mal ist kein Mal. Das gilt auch für die Überprüfung Ihres Datenschutzes. Im Rahmen unserer Betreuung als externer Datenschutzbeauftragter überprüfen wir in regelmäßig wiederkehrenden Terminen Ihren Datenschutz. Das Audit wird damit zum festen Bestandteil in Ihrem Datenschutz-Jahr. Dabei geht es nicht nur um die Aktualisierung der Dokumentationen, sondern auch um die Überprüfung der Wirksamkeit der umgesetzten Maßnahmen. Vor allem auch im Hinblick auf stetige rechtliche Entwicklungen und Gesetzesänderungen ist die fortlaufende Überprüfung wichtig. So bleiben Sie jederzeit auf der sicheren Seite.

Vorbereitung für die Bestandsaufnahme

Uns ist es wichtig, dass das Thema Datenschutz für Sie nicht zum Spießrutenlauf wird. Deshalb versuchen wir Ihnen das Thema mit unseren Dienstleistungen so angenehm, sicher und einfach wie möglich zu machen. Bei unserer Datenschutz-Bestandsaufnahme ist uns eine enge Zusammenarbeit mit Ihnen wichtig, damit wir alle Faktoren einbeziehen können. Daher findet ein solches Audit ausschließlich in einem persönlichen Vor-Ort-Termin bei Ihnen im Unternehmen statt. Ihr 180° Datenschutzbeauftragter wird vorher einen konkreten Ablaufplan vorbereiten, damit der Tag für Sie möglichst effizient und zielorientiert abläuft. Festgelegte Zeitslots ermöglichen einen punktgenauen Austausch mit allen relevanten Fachabteilungen. In der Regel können Sie einen Arbeitstag für die Bestandsaufnahme einplanen. Für Ihr Unternehmen bedeutet das ein kompaktes, aber intensives Audit. Die Dauer kann natürlich je nach Unternehmensgröße, Infrastruktur und Prozessen variieren.

Das können Sie tun:

Für Ihre individuelle Bestandsaufnahme können Sie sich im Unternehmen vorbereiten, damit am Tag selbst alles reibungslos verläuft.

  • Halten Sie relevante Dokumente, wie AV-Verträge, Organigramme oder Verzeichnisse bereit.
  • Terminieren sie die Bestandsaufnahme für alle Verantwortlichen jeder datenverarbeitenden Abteilung.

Wie können wir Ihnen helfen?

Als externer Datenschutzbeauftragter nehmen wir Ihren Datenschutz in die Hand und begleiten Sie als kompetenter Partner mit jahrelanger Erfahrung bei allen Prozessen Ihrer Datenverarbeitung.

Melden Sie sich noch heute bei uns – Wir freuen uns auf Sie!

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